Приказ Минсоцзащиты РМ от 29.12.2014 N 480 "Об утверждении регламента ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в Министерстве социальной защиты населения Республики Мордовия"
МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПРИКАЗ
от 29 декабря 2014 г. № 480
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ВЕДОМСТВЕННОГО
И МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
И АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИНИСТЕРСТВЕ
СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
В целях реализации постановления Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. № 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте" и распоряжения Правительства Республики Мордовия от 8 декабря 2014 г. № 825-Р приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в Министерстве социальной защиты населения Республики Мордовия (далее - Регламент).
2. Заместителям Министра социальной защиты населения Республики Мордовия, начальникам отделов Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия организовать работу по ведению информационного обмена в соответствии с Положением о межведомственном электронном документообороте, утвержденным постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. № 386, и Регламентом, утвержденным настоящим приказом.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра социальной защиты населения Республики Мордовия С.И.Елховикову.
4. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2015 года.
Министр
И.В.КНЯЗЬКОВ
Утвержден
приказом Министерства
социальной защиты населения
Республики Мордовия
от 29 декабря 2014 г. № ОД-480
РЕГЛАМЕНТ
ВЕДОМСТВЕННОГО И МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИНИСТЕРСТВЕ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ
НАСЕЛЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
1. Общие положения
Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства определяет порядок использования системы электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства (далее - СЭД) при организации делопроизводства в Министерстве социальной защиты населения Республики Мордовия (далее - Министерство).
СЭД предназначена для управления и обработки документов в Министерстве и позволяет повысить эффективность деятельности Министерства за счет:
оптимизации процессов создания, согласования, утверждения документов;
усиления контроля за состоянием исполнения документов и поручений, за состоянием работы с документами и проектами документов;
повышения эффективности работы персонала, сокращения сроков, повышения качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;
создания единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов, обеспечения оперативного поиска необходимой информации;
увеличения скорости прохождения документов между структурными подразделениями и оптимизации потоков информации в электронном виде.
2. Описание объекта автоматизации
и иерархической структуры
2.1. Описание объекта автоматизации
Объектом автоматизации являются процессы регистрации и обработки документов, порядок прохождения документов, контроля исполнения поручений и документов в электронном виде с использованием СЭД.
В соответствии с Положением об отделе управления документами и Инструкцией по делопроизводству в Министерстве социальной защиты населения Республики Мордовия данные процессы обеспечивают прием, обработку и отправку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, а также подготовку, согласование, утверждение и дальнейшую работу с внутренними документами.
Выделяются основные этапы обработки документов и контроля исполнения поручений:
регистрация документов;
внесение резолюции;
исполнение документа;
контроль прохождения и исполнения документов;
поиск документов и поручений;
отправка документов;
формирование отчетной информации.
2.2. Описание иерархической структуры Министерства
Министерство - функционально ориентированное (иерархическое) ведомство, характеризующееся вертикальной структурой и иерархией отношений.
Выделяются следующие уровни иерархии в структуре Министерства (рис. 1):
Министр социальной защиты населения Республики Мордовия (далее - Министр);
заместители Министра;
отделы Министерства.
Министр
\/
\/ \/ \/ \/
Первый зам. Зам. Министра Зам. Зам. Министра
Министра Министра
Отдел кадров <
Планово- Отдел Отдел по Отдел
> экономический управления < вопросам стационарных <
отдел документами демографии, учреждений
> семьи,
Отдел материнства
бухгалтерского < и детства
Отдел доплат, Контрольно- учета
> надбавок и ревизионный <
компенсаций отдел
Отдел Хозяйственный
> ежемесячных отдел <
денежных
Отдел жилищно- Отдел по выплат
> коммунальных правовой работе <
льгот и организации
торгов
Отдел
информационных
> технологий
> Отдел пособий Отдел опеки и <
и субсидий попечительства
Отдел Отдел
социальной организации
> поддержки социального <
населения обслуживания
населения
рис. 1
Структура Министерства
3. Объекты информационных процессов
3.1. Роли и права участников
в документообороте Министерства
Перечень участников документооборота Министерства с описанием их ролей и прав приведен в таблице 1.
Таблица 1.
№ п./п.
Участник процесса
Роль
Права участника процесса
1.
Министр
Руководитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
визирование проектов документов; утверждение (подписание) документов
2.
Первый заместитель Министра
Руководитель
Исполнитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений;
исполнение документов и поручений;
визирование проектов документов; утверждение (подписание) документов
3.
Заместитель Министра
Руководитель
Исполнитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений;
исполнение документов и поручений;
визирование проектов документов;
утверждение (подписание) документов
4.
Начальник отдела управления документами
Контролер
Исполнитель
создание проектов документов, отчетов, справок;
постановка на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений руководства;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений
5.
Консультант отдела управления документами
Регистратор
Исполнитель
регистрация в СЭД обращений граждан;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений;
сдача документов в архив
6.
Главный специалист отдела управления документами
Регистратор
Исполнитель
регистрация в СЭД входящих из вышестоящих органов государственной власти и исходящих в вышестоящие органы государственной власти документов;
приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений;
отправка исходящей корреспонденции;
сдача документов в архив
7.
Главный специалист отдела управления документами
Регистратор
Исполнитель
регистрация в СЭД входящих документов из органов местного самоуправления, поступивших через систему электронного взаимодействия (далее - СЭВ), из иных организаций;
регистрация в СЭД исходящих документов в исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления, в иные организации;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений;
отправка исходящей корреспонденции;
сдача документов в архив
8.
Главный специалист отдела управления документами
Регистратор
Исполнитель
регистрация в СЭД ответов на обращения граждан;
создание проектов документов, отчетов, справок;
исполнение документов и поручений;
отправка исходящей корреспонденции;
сдача документов в архив
9.
Начальники:
отдела кадров;
отдела опеки и попечительства;
отдела доплат, надбавок и компенсаций
Регистратор
Исполнитель
регистрация приказов по вопросам, относящимся к деятельности отдела;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений
10.
Заместители начальника (главные специалисты):
отдела кадров;
отдела опеки и попечительства;
отдела доплат, надбавок и компенсаций
Регистратор
Исполнитель
регистрация приказов по вопросам, относящимся к деятельности отдела;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений
11.
Начальник отдела
Исполнитель
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений
12.
Заместитель начальника (главный специалист)
Исполнитель
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений
3.2. Документооборот в Министерстве
В настоящее время в Министерстве используется смешанная модель документооборота. Регистрация входящей, исходящей и основной части внутренней документации осуществляется в отделе управления документами, что позволяет отслеживать документы от момента регистрации до момента отправки.
В процессе обработки документов производится выдача поручений по документу и осуществляется контроль исполнения поручений. В существующей модели документооборота контроль всех поручений Министра и заместителей Министра осуществляют консультант и главные специалисты отдела управления документами.
В таблице 2 приведен перечень групп документов с привязкой к основным процессам документооборота Министерства.
Таблица 2.
№ п/п
Процессы
Группы документов
1.
Регистрация документов
отдел управления документами
<*> Входящие (законы Республики Мордовия, указы и Распоряжения Главы Республики Мордовия, распоряжения и постановления Правительства Республики Мордовия, письма, приказы)
<*> Исходящие (письма, информация, предложения, отчеты, планы, сведения, мониторинг, списки)
Обращения граждан
Внутренние распорядительные документы
2.
Регистрация документов
отдел кадров;
отдел опеки и попечительства;
отдел доплат, надбавок и компенсаций
Внутренние распорядительные документы по вопросам, относящимся к деятельности отдела
--------------------------------
<*> Обмен входящими и исходящими документами в основном осуществляется с:
Правительством Российской Федерации;
Администрацией Главы Республики Мордовия;
Правительством Республики Мордовия;
Аппаратом главного федерального инспектора по Республике Мордовия;
Федеральными и республиканскими министерствами, государственными комитетами;
Администрациями муниципальных районов Республики Мордовия;
Подведомственными учреждениями;
Иными организациями и учреждениями.
4. Описание основных процессов подготовки,
регистрации и обработки документов
Процесс подготовки, регистрации и обработки документов осуществляется непосредственно с использованием СЭД.
Ниже приводится описание основных процессов документооборота, разработанных в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве.
4.1. Процесс регистрации документов
Регистрация документов осуществляется в СЭД. Порядок внесения документов в СЭД зависит от типа регистрируемого документа. Учитывая данные особенности, процесс регистрации документов подразделяется на следующие виды:
регистрация входящего документа;
регистрация исходящего документа;
регистрация внутреннего документа;
регистрация обращений граждан.
4.1.1. Регистрация входящего документа
Документы, поступившие в Министерство, проходят первичную обработку, регистрацию и далее направляются на рассмотрение Министру с использованием СЭД.
Прием, обработка и регистрация входящих документов производится в отделе управления документами.
Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: № 66 от 15.10.20...).
Документы, поступившие по системе СЭД, сохраняют регистрационный номер, присвоенный соответствующим органом власти или местного самоуправления.
4.1.2. Регистрация исходящего документа
Исходящие документы регистрируются в отделе управления документами с использованием СЭД.
Регистрационный номер состоит:
- в вышестоящие органы государственной власти, не включенные в СЭД: из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, порядкового номера документа в течение года, буквенного индекса "И" и текущей даты (например: № 01-35-И от 03.03.20...);
- в органы государственной власти, включенные в СЭД: из порядкового номера документа в течение года, буквенно-числового индекса "РМ/16" и текущей даты (например: № 3121-РМ/16 от 03.03.20...);
- в иные организации: из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: № 01-35 от 03.03.20...).
4.1.3. Регистрация обращений граждан
и ответов на обращения граждан
Письменные обращения граждан регистрируются в отделе управления документами с использованием СЭД.
Регистрационный номер обращения гражданина состоит из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: № 10-И-2575 от 03.03.20...).
Обращения граждан, поступившие по системе СЭД, сохраняют регистрационный номер, присвоенный соответствующим органом государственной власти или органом местного самоуправления.
Регистрационный номер ответа на обращение гражданина состоит из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, порядкового номера документа в течение года, буквенного обозначения "Г" и текущей даты (например: № 10-575-Г от 03.03.20...).
4.1.4. Регистрация внутренних
организационно-распорядительных документов
Внутренние организационно-распорядительные документы делятся на несколько групп:
приказы по основной деятельности;
приказы по административно-хозяйственной деятельности;
приказы по личному составу:
- приказы о приеме, увольнении, переводе;
- приказы о командировках, об отпусках, о взысканиях;
приказы по вопросам опеки и попечительства;
приказы по установлению и выплате надбавок, пенсий за выслугу лет, ЕДВ.
Приказы регистрируются в отделах министерства в соответствии с пунктом 3.1. настоящего Регламента с использованием СЭД.
Регистрационный номер приказов по основной деятельности состоит из буквенного обозначения "ОД", порядкового номера в течение года и текущей даты (например: № ОД-22 от 12.12.20...).
Регистрационный номер приказов по административно-хозяйственной деятельности состоит из буквенного обозначения "АХД", порядкового номера в течение года и текущей даты (например: № АХД-22 от 12.12.20...).
Регистрационный номер приказов по личному составу состоит:
о приеме, увольнении, переводе - из буквенного обозначения "Л", порядкового номера в течение года и текущей даты (например: № Л-22 от 12.12.20...);
о командировках, об отпусках, о взысканиях - из порядкового номера в течение года и текущей даты (например: № 22 от 12.12.20...).
Регистрационный номер приказов по вопросам опеки и попечительства состоит из порядкового номера в течение года, буквенного обозначения "Оп" и текущей даты (например: № 202-Оп от 12.12.20...).
Регистрационный номер приказов по установлению и выплате надбавок, пенсий за выслугу лет, ЕДВ состоит из буквенного обозначения "П", порядкового номера в течение года и текущей даты (например: № П-22 от 12.12.20...).
4.2. Процесс обработки и исполнения документов
В Министерстве процесс обработки и исполнения документов с использованием СЭД включает в себя следующие функции:
передача зарегистрированного документа;
контроль исполнения поручений;
исполнение поручения и документа;
снятие контрольных поручений с контроля.
4.2.1. Передача зарегистрированного документа
Документы, поступившие в Министерство, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение Министру или заместителю Министра в соответствии с приказом о распределении обязанностей. Министр (заместитель Министра) вносит в регистрационную карточку документа (далее - РК) указания по исполнению (резолюцию), исполнителей (при необходимости определяет ответственного исполнителя). Документ автоматически направляется сотрудникам министерства, указанным в резолюции Министра (заместителя Министра).
Все указанные выше действия осуществляются с использованием СЭД.
4.2.2. Контроль исполнения поручений
Входящие документы и письменные обращения граждан ставятся на контроль с использованием СЭД и имеют плановую дату исполнения поручения. Контроль исполнения поручений по входящим документам осуществляется главными специалистами отдела управления документами; контроль исполнения поручений по письменным обращениям граждан осуществляется консультантом отдела управления документами.
Продление сроков исполнения производится на основании служебной записки; снятие документа с контроля производится в рабочем порядке по согласованию с Министром (заместителем Министра), выдавшим поручение, или на основании документа-ответа.
4.2.3. Исполнение документа
При получении поручения исполнителями готовятся отчеты об исполнении с использованием СЭД. Напоминания об истечении сроков контрольного поручения осуществляются консультантом и главными специалистами отдела управления документами.
Напоминание происходит с указанием реквизитов документа или обращения и сроком исполнения.
4.3. Процесс отправки документов
Отправку исходящих документов с использованием СЭД обеспечивает отдел управления документами.
Приложение 1
ОБРАБОТКА
ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
И ПОДГОТОВКА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА
Входящий документ от ИОГВ/организаций/граждан поступает в
Министерство
\/
Нет
Документ поступил на бумажном носителе/по электронной почте?
Да \/
Регистратор регистрирует входящий документ в системе "ДЕЛО" -
создает РК, сканирует бумажный документ в РК, направляет
Министру (заместителю Министра)
Документ поступил по системе "ДЕЛО" через Систему электронного
> взаимодействия (далее - СЭВ)?
\/ Нет
Регистратор с помощью РК поступила в папку
поиска "СЭВ" находит Да "Поступившие" в кабинете
письма, поступившие по СЭВ Министра/заместителя
и автоматически Министра.
зарегистрированные в < Министр/заместитель
"ДЕЛО". Министра принимает к <
Открывает необходимый > исполнению данную РК. РК
документ, направляет автоматически перемещается
Министру (заместителю в папку "На исполнении"
Министра)
\/
Министр/заместитель Министра открывает РК в папке "На
исполнении", вносит резолюцию и исполнителей. Ставит РК на
контроль при необходимости. Документ автоматически направляется
исполнителям согласно отписанной резолюции
\/
Исполнитель в папке "Поступившие" принимает поручение к
исполнению. РК с поручением перемещается автоматически в папку
"На исполнении".
Если исполнителем является заместитель Министра, то он при
необходимости вводит подчиненную резолюцию
\/
Да
Заместитель Министра ввел подчиненную резолюцию?
\/
Заместитель Министра вводит Заместитель Министра
Нет отчет об исполнении отслеживает исполнение
поручения своего поручения, вводит
отчет об исполнении
первоначального поручения
1 2
\/ ДА
Исполнитель вводит отчет об Нет Поручение требует
\/< исполнении в резолюцию к < зарегистрированного ответа?
первоначальной РК
Да
\/
Исполнитель:
1. Создает проект документа в связке с первоначальным
документом (далее - РКПД) или новую версию РКПД, в случае
> возврата на доработку;
2. Добавляет файл;
3. Добавляет визирующих/подписывающих;
4. Отправляет на согласование
\/
Визирующий/подписывающий:
1. Визирующий в папке "На визировании"/подписывающий в папке
"На подписи" открывает РКПД;
2. Просматривает файл;
3. Ставит визу/подпись (с помощью электронной подписи)
\/
Нет
РКПД завизирован/подписан?
Да \/
Исполнитель:
1. В папке "Управление проектами" открывает РКПД с состоянием
"Подписан";
2. Направляет в системе "ДЕЛО" проект на регистрацию;
3. Вводит отчет об исполнении в резолюцию к первоначальной РК
\/
Регистратор:
1. В окне "Регистрация документов" открывает вкладку "Проекты";
2. Открывает необходимую РКПД;
3. Регистрирует проект (реквизиты и прикрепленные файлы РКПД
автоматически переносятся в РК);
4. В адресатах указывает должностное лицо, которому
направляется документ
\/
Да Нет
РК необходимо отправить по СЭВ?
\/ \/
Регистратор в окне РК Регистратор делает отметку
выбирает в меню "Действия" об отправке документа из
-> "Другие каналы отправки" > < окна "Адресаты"
-> "Отправить сообщение
СЭВ". В открывшемся окне
нажать кнопку "Закрыть"
\/
> Конец
Приложение 2
ПОДГОТОВКА
ВНУТРЕННИХ И ИНИЦИАТИВНЫХ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Исполнитель:
1. Создает проект документа (далее - РКПД) или новую версию РКПД в
> случае возврата на доработку;
2. Добавляет файл;
3. Добавляет визирующих/подписывающих;
4. Отправляет на согласование
\/
Визирующий/подписывающий:
1. Визирующий в папке "На визировании"/подписывающий в папке "На
подписи" открывает РКПД;
2. Просматривает файл;
3. Ставит визу/подпись (с помощью электронной подписи)
\/
Нет
РКПД завизирован/подписан?
Да \/
Исполнитель:
1. В папке "Управление проектами" открывает РКПД с состоянием
"Подписан";
2. Направляет с использованием системы "ДЕЛО" проект на регистрацию
\/
Регистратор:
1. В окне "Регистрация документов" открывает вкладку "Проекты";
2. Открывает необходимую РКПД;
3. Регистрирует проект (реквизиты и прикрепленные файлы РКПД
автоматически переносятся в РК)
\/
Нет
Требуется рассылка документа?
Да \/
Регистратор в адресатах указывает должностное лицо, которому
направляется документ
\/
Да Нет
РК необходимо отправить по СЭВ?
\/ \/
Регистратор в окне РК Регистратор делает отметку об
выбирает в меню "Действия" отправке документа из окна
-> "Другие каналы отправки" "Адресаты"
-> "Отправить сообщение
СЭВ". В открывшемся окне
нажать кнопку "Закрыть"
\/
Должностное лицо в папке
"Поступившие" видит поступившую
> < РК. Ставит отметку об
ознакомлении или принимает РК к
исполнению
\/
> Конец
------------------------------------------------------------------
МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПРИКАЗ
от 29 декабря 2014 г. № 480
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ВЕДОМСТВЕННОГО
И МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
И АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИНИСТЕРСТВЕ
СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
В целях реализации постановления Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. № 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте" и распоряжения Правительства Республики Мордовия от 8 декабря 2014 г. № 825-Р приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в Министерстве социальной защиты населения Республики Мордовия (далее - Регламент).
2. Заместителям Министра социальной защиты населения Республики Мордовия, начальникам отделов Министерства социальной защиты населения Республики Мордовия организовать работу по ведению информационного обмена в соответствии с Положением о межведомственном электронном документообороте, утвержденным постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. № 386, и Регламентом, утвержденным настоящим приказом.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра социальной защиты населения Республики Мордовия С.И.Елховикову.
4. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2015 года.
Министр
И.В.КНЯЗЬКОВ
Утвержден
приказом Министерства
социальной защиты населения
Республики Мордовия
от 29 декабря 2014 г. № ОД-480
РЕГЛАМЕНТ
ВЕДОМСТВЕННОГО И МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИНИСТЕРСТВЕ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ
НАСЕЛЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
1. Общие положения
Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства определяет порядок использования системы электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства (далее - СЭД) при организации делопроизводства в Министерстве социальной защиты населения Республики Мордовия (далее - Министерство).
СЭД предназначена для управления и обработки документов в Министерстве и позволяет повысить эффективность деятельности Министерства за счет:
оптимизации процессов создания, согласования, утверждения документов;
усиления контроля за состоянием исполнения документов и поручений, за состоянием работы с документами и проектами документов;
повышения эффективности работы персонала, сокращения сроков, повышения качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;
создания единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов, обеспечения оперативного поиска необходимой информации;
увеличения скорости прохождения документов между структурными подразделениями и оптимизации потоков информации в электронном виде.
2. Описание объекта автоматизации
и иерархической структуры
2.1. Описание объекта автоматизации
Объектом автоматизации являются процессы регистрации и обработки документов, порядок прохождения документов, контроля исполнения поручений и документов в электронном виде с использованием СЭД.
В соответствии с Положением об отделе управления документами и Инструкцией по делопроизводству в Министерстве социальной защиты населения Республики Мордовия данные процессы обеспечивают прием, обработку и отправку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, а также подготовку, согласование, утверждение и дальнейшую работу с внутренними документами.
Выделяются основные этапы обработки документов и контроля исполнения поручений:
регистрация документов;
внесение резолюции;
исполнение документа;
контроль прохождения и исполнения документов;
поиск документов и поручений;
отправка документов;
формирование отчетной информации.
2.2. Описание иерархической структуры Министерства
Министерство - функционально ориентированное (иерархическое) ведомство, характеризующееся вертикальной структурой и иерархией отношений.
Выделяются следующие уровни иерархии в структуре Министерства (рис. 1):
Министр социальной защиты населения Республики Мордовия (далее - Министр);
заместители Министра;
отделы Министерства.
Министр
\/
\/ \/ \/ \/
Первый зам. Зам. Министра Зам. Зам. Министра
Министра Министра
Отдел кадров <
Планово- Отдел Отдел по Отдел
> экономический управления < вопросам стационарных <
отдел документами демографии, учреждений
> семьи,
Отдел материнства
бухгалтерского < и детства
Отдел доплат, Контрольно- учета
> надбавок и ревизионный <
компенсаций отдел
Отдел Хозяйственный
> ежемесячных отдел <
денежных
Отдел жилищно- Отдел по выплат
> коммунальных правовой работе <
льгот и организации
торгов
Отдел
информационных
> технологий
> Отдел пособий Отдел опеки и <
и субсидий попечительства
Отдел Отдел
социальной организации
> поддержки социального <
населения обслуживания
населения
рис. 1
Структура Министерства
3. Объекты информационных процессов
3.1. Роли и права участников
в документообороте Министерства
Перечень участников документооборота Министерства с описанием их ролей и прав приведен в таблице 1.
Таблица 1.
№ п./п.
Участник процесса
Роль
Права участника процесса
1.
Министр
Руководитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
визирование проектов документов; утверждение (подписание) документов
2.
Первый заместитель Министра
Руководитель
Исполнитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений;
исполнение документов и поручений;
визирование проектов документов; утверждение (подписание) документов
3.
Заместитель Министра
Руководитель
Исполнитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений;
исполнение документов и поручений;
визирование проектов документов;
утверждение (подписание) документов
4.
Начальник отдела управления документами
Контролер
Исполнитель
создание проектов документов, отчетов, справок;
постановка на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений руководства;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений
5.
Консультант отдела управления документами
Регистратор
Исполнитель
регистрация в СЭД обращений граждан;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений;
сдача документов в архив
6.
Главный специалист отдела управления документами
Регистратор
Исполнитель
регистрация в СЭД входящих из вышестоящих органов государственной власти и исходящих в вышестоящие органы государственной власти документов;
приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений;
отправка исходящей корреспонденции;
сдача документов в архив
7.
Главный специалист отдела управления документами
Регистратор
Исполнитель
регистрация в СЭД входящих документов из органов местного самоуправления, поступивших через систему электронного взаимодействия (далее - СЭВ), из иных организаций;
регистрация в СЭД исходящих документов в исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления, в иные организации;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений;
отправка исходящей корреспонденции;
сдача документов в архив
8.
Главный специалист отдела управления документами
Регистратор
Исполнитель
регистрация в СЭД ответов на обращения граждан;
создание проектов документов, отчетов, справок;
исполнение документов и поручений;
отправка исходящей корреспонденции;
сдача документов в архив
9.
Начальники:
отдела кадров;
отдела опеки и попечительства;
отдела доплат, надбавок и компенсаций
Регистратор
Исполнитель
регистрация приказов по вопросам, относящимся к деятельности отдела;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений
10.
Заместители начальника (главные специалисты):
отдела кадров;
отдела опеки и попечительства;
отдела доплат, надбавок и компенсаций
Регистратор
Исполнитель
регистрация приказов по вопросам, относящимся к деятельности отдела;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений
11.
Начальник отдела
Исполнитель
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений
12.
Заместитель начальника (главный специалист)
Исполнитель
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений
3.2. Документооборот в Министерстве
В настоящее время в Министерстве используется смешанная модель документооборота. Регистрация входящей, исходящей и основной части внутренней документации осуществляется в отделе управления документами, что позволяет отслеживать документы от момента регистрации до момента отправки.
В процессе обработки документов производится выдача поручений по документу и осуществляется контроль исполнения поручений. В существующей модели документооборота контроль всех поручений Министра и заместителей Министра осуществляют консультант и главные специалисты отдела управления документами.
В таблице 2 приведен перечень групп документов с привязкой к основным процессам документооборота Министерства.
Таблица 2.
№ п/п
Процессы
Группы документов
1.
Регистрация документов
отдел управления документами
<*> Входящие (законы Республики Мордовия, указы и Распоряжения Главы Республики Мордовия, распоряжения и постановления Правительства Республики Мордовия, письма, приказы)
<*> Исходящие (письма, информация, предложения, отчеты, планы, сведения, мониторинг, списки)
Обращения граждан
Внутренние распорядительные документы
2.
Регистрация документов
отдел кадров;
отдел опеки и попечительства;
отдел доплат, надбавок и компенсаций
Внутренние распорядительные документы по вопросам, относящимся к деятельности отдела
--------------------------------
<*> Обмен входящими и исходящими документами в основном осуществляется с:
Правительством Российской Федерации;
Администрацией Главы Республики Мордовия;
Правительством Республики Мордовия;
Аппаратом главного федерального инспектора по Республике Мордовия;
Федеральными и республиканскими министерствами, государственными комитетами;
Администрациями муниципальных районов Республики Мордовия;
Подведомственными учреждениями;
Иными организациями и учреждениями.
4. Описание основных процессов подготовки,
регистрации и обработки документов
Процесс подготовки, регистрации и обработки документов осуществляется непосредственно с использованием СЭД.
Ниже приводится описание основных процессов документооборота, разработанных в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве.
4.1. Процесс регистрации документов
Регистрация документов осуществляется в СЭД. Порядок внесения документов в СЭД зависит от типа регистрируемого документа. Учитывая данные особенности, процесс регистрации документов подразделяется на следующие виды:
регистрация входящего документа;
регистрация исходящего документа;
регистрация внутреннего документа;
регистрация обращений граждан.
4.1.1. Регистрация входящего документа
Документы, поступившие в Министерство, проходят первичную обработку, регистрацию и далее направляются на рассмотрение Министру с использованием СЭД.
Прием, обработка и регистрация входящих документов производится в отделе управления документами.
Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: № 66 от 15.10.20...).
Документы, поступившие по системе СЭД, сохраняют регистрационный номер, присвоенный соответствующим органом власти или местного самоуправления.
4.1.2. Регистрация исходящего документа
Исходящие документы регистрируются в отделе управления документами с использованием СЭД.
Регистрационный номер состоит:
- в вышестоящие органы государственной власти, не включенные в СЭД: из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, порядкового номера документа в течение года, буквенного индекса "И" и текущей даты (например: № 01-35-И от 03.03.20...);
- в органы государственной власти, включенные в СЭД: из порядкового номера документа в течение года, буквенно-числового индекса "РМ/16" и текущей даты (например: № 3121-РМ/16 от 03.03.20...);
- в иные организации: из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: № 01-35 от 03.03.20...).
4.1.3. Регистрация обращений граждан
и ответов на обращения граждан
Письменные обращения граждан регистрируются в отделе управления документами с использованием СЭД.
Регистрационный номер обращения гражданина состоит из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: № 10-И-2575 от 03.03.20...).
Обращения граждан, поступившие по системе СЭД, сохраняют регистрационный номер, присвоенный соответствующим органом государственной власти или органом местного самоуправления.
Регистрационный номер ответа на обращение гражданина состоит из номера отдела по номенклатуре дел Министерства, порядкового номера документа в течение года, буквенного обозначения "Г" и текущей даты (например: № 10-575-Г от 03.03.20...).
4.1.4. Регистрация внутренних
организационно-распорядительных документов
Внутренние организационно-распорядительные документы делятся на несколько групп:
приказы по основной деятельности;
приказы по административно-хозяйственной деятельности;
приказы по личному составу:
- приказы о приеме, увольнении, переводе;
- приказы о командировках, об отпусках, о взысканиях;
приказы по вопросам опеки и попечительства;
приказы по установлению и выплате надбавок, пенсий за выслугу лет, ЕДВ.
Приказы регистрируются в отделах министерства в соответствии с пунктом 3.1. настоящего Регламента с использованием СЭД.
Регистрационный номер приказов по основной деятельности состоит из буквенного обозначения "ОД", порядкового номера в течение года и текущей даты (например: № ОД-22 от 12.12.20...).
Регистрационный номер приказов по административно-хозяйственной деятельности состоит из буквенного обозначения "АХД", порядкового номера в течение года и текущей даты (например: № АХД-22 от 12.12.20...).
Регистрационный номер приказов по личному составу состоит:
о приеме, увольнении, переводе - из буквенного обозначения "Л", порядкового номера в течение года и текущей даты (например: № Л-22 от 12.12.20...);
о командировках, об отпусках, о взысканиях - из порядкового номера в течение года и текущей даты (например: № 22 от 12.12.20...).
Регистрационный номер приказов по вопросам опеки и попечительства состоит из порядкового номера в течение года, буквенного обозначения "Оп" и текущей даты (например: № 202-Оп от 12.12.20...).
Регистрационный номер приказов по установлению и выплате надбавок, пенсий за выслугу лет, ЕДВ состоит из буквенного обозначения "П", порядкового номера в течение года и текущей даты (например: № П-22 от 12.12.20...).
4.2. Процесс обработки и исполнения документов
В Министерстве процесс обработки и исполнения документов с использованием СЭД включает в себя следующие функции:
передача зарегистрированного документа;
контроль исполнения поручений;
исполнение поручения и документа;
снятие контрольных поручений с контроля.
4.2.1. Передача зарегистрированного документа
Документы, поступившие в Министерство, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение Министру или заместителю Министра в соответствии с приказом о распределении обязанностей. Министр (заместитель Министра) вносит в регистрационную карточку документа (далее - РК) указания по исполнению (резолюцию), исполнителей (при необходимости определяет ответственного исполнителя). Документ автоматически направляется сотрудникам министерства, указанным в резолюции Министра (заместителя Министра).
Все указанные выше действия осуществляются с использованием СЭД.
4.2.2. Контроль исполнения поручений
Входящие документы и письменные обращения граждан ставятся на контроль с использованием СЭД и имеют плановую дату исполнения поручения. Контроль исполнения поручений по входящим документам осуществляется главными специалистами отдела управления документами; контроль исполнения поручений по письменным обращениям граждан осуществляется консультантом отдела управления документами.
Продление сроков исполнения производится на основании служебной записки; снятие документа с контроля производится в рабочем порядке по согласованию с Министром (заместителем Министра), выдавшим поручение, или на основании документа-ответа.
4.2.3. Исполнение документа
При получении поручения исполнителями готовятся отчеты об исполнении с использованием СЭД. Напоминания об истечении сроков контрольного поручения осуществляются консультантом и главными специалистами отдела управления документами.
Напоминание происходит с указанием реквизитов документа или обращения и сроком исполнения.
4.3. Процесс отправки документов
Отправку исходящих документов с использованием СЭД обеспечивает отдел управления документами.
Приложение 1
ОБРАБОТКА
ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
И ПОДГОТОВКА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА
Входящий документ от ИОГВ/организаций/граждан поступает в
Министерство
\/
Нет
Документ поступил на бумажном носителе/по электронной почте?
Да \/
Регистратор регистрирует входящий документ в системе "ДЕЛО" -
создает РК, сканирует бумажный документ в РК, направляет
Министру (заместителю Министра)
Документ поступил по системе "ДЕЛО" через Систему электронного
> взаимодействия (далее - СЭВ)?
\/ Нет
Регистратор с помощью РК поступила в папку
поиска "СЭВ" находит Да "Поступившие" в кабинете
письма, поступившие по СЭВ Министра/заместителя
и автоматически Министра.
зарегистрированные в < Министр/заместитель
"ДЕЛО". Министра принимает к <
Открывает необходимый > исполнению данную РК. РК
документ, направляет автоматически перемещается
Министру (заместителю в папку "На исполнении"
Министра)
\/
Министр/заместитель Министра открывает РК в папке "На
исполнении", вносит резолюцию и исполнителей. Ставит РК на
контроль при необходимости. Документ автоматически направляется
исполнителям согласно отписанной резолюции
\/
Исполнитель в папке "Поступившие" принимает поручение к
исполнению. РК с поручением перемещается автоматически в папку
"На исполнении".
Если исполнителем является заместитель Министра, то он при
необходимости вводит подчиненную резолюцию
\/
Да
Заместитель Министра ввел подчиненную резолюцию?
\/
Заместитель Министра вводит Заместитель Министра
Нет отчет об исполнении отслеживает исполнение
поручения своего поручения, вводит
отчет об исполнении
первоначального поручения
1 2
\/ ДА
Исполнитель вводит отчет об Нет Поручение требует
\/< исполнении в резолюцию к < зарегистрированного ответа?
первоначальной РК
Да
\/
Исполнитель:
1. Создает проект документа в связке с первоначальным
документом (далее - РКПД) или новую версию РКПД, в случае
> возврата на доработку;
2. Добавляет файл;
3. Добавляет визирующих/подписывающих;
4. Отправляет на согласование
\/
Визирующий/подписывающий:
1. Визирующий в папке "На визировании"/подписывающий в папке
"На подписи" открывает РКПД;
2. Просматривает файл;
3. Ставит визу/подпись (с помощью электронной подписи)
\/
Нет
РКПД завизирован/подписан?
Да \/
Исполнитель:
1. В папке "Управление проектами" открывает РКПД с состоянием
"Подписан";
2. Направляет в системе "ДЕЛО" проект на регистрацию;
3. Вводит отчет об исполнении в резолюцию к первоначальной РК
\/
Регистратор:
1. В окне "Регистрация документов" открывает вкладку "Проекты";
2. Открывает необходимую РКПД;
3. Регистрирует проект (реквизиты и прикрепленные файлы РКПД
автоматически переносятся в РК);
4. В адресатах указывает должностное лицо, которому
направляется документ
\/
Да Нет
РК необходимо отправить по СЭВ?
\/ \/
Регистратор в окне РК Регистратор делает отметку
выбирает в меню "Действия" об отправке документа из
-> "Другие каналы отправки" > < окна "Адресаты"
-> "Отправить сообщение
СЭВ". В открывшемся окне
нажать кнопку "Закрыть"
\/
> Конец
Приложение 2
ПОДГОТОВКА
ВНУТРЕННИХ И ИНИЦИАТИВНЫХ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Исполнитель:
1. Создает проект документа (далее - РКПД) или новую версию РКПД в
> случае возврата на доработку;
2. Добавляет файл;
3. Добавляет визирующих/подписывающих;
4. Отправляет на согласование
\/
Визирующий/подписывающий:
1. Визирующий в папке "На визировании"/подписывающий в папке "На
подписи" открывает РКПД;
2. Просматривает файл;
3. Ставит визу/подпись (с помощью электронной подписи)
\/
Нет
РКПД завизирован/подписан?
Да \/
Исполнитель:
1. В папке "Управление проектами" открывает РКПД с состоянием
"Подписан";
2. Направляет с использованием системы "ДЕЛО" проект на регистрацию
\/
Регистратор:
1. В окне "Регистрация документов" открывает вкладку "Проекты";
2. Открывает необходимую РКПД;
3. Регистрирует проект (реквизиты и прикрепленные файлы РКПД
автоматически переносятся в РК)
\/
Нет
Требуется рассылка документа?
Да \/
Регистратор в адресатах указывает должностное лицо, которому
направляется документ
\/
Да Нет
РК необходимо отправить по СЭВ?
\/ \/
Регистратор в окне РК Регистратор делает отметку об
выбирает в меню "Действия" отправке документа из окна
-> "Другие каналы отправки" "Адресаты"
-> "Отправить сообщение
СЭВ". В открывшемся окне
нажать кнопку "Закрыть"
\/
Должностное лицо в папке
"Поступившие" видит поступившую
> < РК. Ставит отметку об
ознакомлении или принимает РК к
исполнению
\/
> Конец
------------------------------------------------------------------