Распоряжение Правительства РМ от 08.12.2014 N 825-Р <Об утверждении типового регламента ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия>
ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 8 декабря 2014 г. № 825-Р
1. В целях реализации постановления Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. № 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте" утвердить прилагаемый типовой регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия (далее - Типовой регламент).
2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия в срок до 1 января 2015 г. на основе Типового регламента разработать и утвердить регламенты ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Заместителя Председателя Правительства - Министра экономики Республики Мордовия В.Н.Мазова.
Председатель Правительства
Республики Мордовия
В.СУШКОВ
Утвержден
распоряжением Правительства
Республики Мордовия
от 8 декабря 2014 г. № 825-Р
ТИПОВОЙ РЕГЛАМЕНТ
ВЕДОМСТВЕННОГО И МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В #ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ
ОРГАНЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ#
Список сокращений
Регистрационная карточка документа
РК
Регистрационная карточка проекта документа
РКПД
Электронная подпись
ЭП
Система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства
СЭД
Примечание. Выделенный в регламенте курсивом текст заполняется для каждого исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия
индивидуально.
1. Общие положения
Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства определяет порядок использования системы электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства при организации делопроизводства в #исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия#.
Система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства предназначена для управления и обработки документов в #исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия#. СЭД позволяет повысить эффективность деятельности #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия# за счет:
оптимизации процессов создания, согласования, утверждения документов;
усиления контроля за состоянием исполнения документов и поручений, за состоянием работы с документами и проектами документов;
повышения эффективности работы персонала, сокращения сроков, повышения качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;
создания единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов, обеспечения оперативного поиска необходимой информации;
увеличения скорости прохождения документов между структурными подразделениями и оптимизации потоков информации в электронном виде.
2. Описание объекта автоматизации и иерархической структуры
2.1. Описание объекта автоматизации
Объектом автоматизации являются процессы регистрации и обработки документов, порядок прохождения документов, контроля исполнения поручений и документов в электронном виде с использованием СЭД.
В соответствии с #Положением об организационном отделе и инструкцией по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия# данные процессы обеспечивают прием, обработку и отправку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, а также подготовку, согласование, утверждение и дальнейшую работу с внутренними документами.
Выделяются основные этапы обработки документов и контроля исполнения поручений:
регистрация документов;
внесение резолюции;
исполнение документа;
контроль прохождения и исполнения документов;
поиск документов и поручений;
отправка документов;
формирование отчетной информации.
2.2. Описание иерархической структуры
#Исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия# - функционально-ориентированное (иерархическое) ведомство, характеризующееся вертикальной структурой и иерархией отношений.
Выделяются следующие уровни иерархии в структуре #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия# (рис. 1):
#руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;
заместители руководителя;
отделы исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.
Структура
исполнительного органа государственной власти
Республики Мордовия#
Рис. 1
3. Объекты информационных процессов
3.1. Роли и права участников в документообороте #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#
Перечень сотрудников #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав приведен в таблице 1.
Таблица 1. Перечень сотрудников #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав
N
п./п.
Участник процесса
Роль
Права участника процесса
1.
#Руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#
руководитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
визирование проектов документов;
утверждение документов
2.
#Первый заместитель руководителя#
руководитель
исполнитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений;
исполнение документов и поручений;
визирование проектов документов;
утверждение документов
3.
#Заместитель руководителя#
руководитель
исполнитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений;
исполнение документов и поручений;
визирование проектов документов;
утверждение документов
4.
#Заместитель руководителя - начальник отдела#
руководитель
исполнитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений;
исполнение документов и поручений;
визирование проектов документов;
утверждение документов
5.
#Начальник организационного отдела#
регистратор
контролер
исполнитель
создание поручений;
регистрация документов;
создание проектов документов, отчетов, справок;
постановка на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений руководства;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений;
отправка исходящей корреспонденции;
сдача документов в архив
6.
#Консультант организационного отдела#
регистратор
исполнитель
регистрация документов;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений;
отправка исходящей корреспонденции;
сдача документов в архив
7.
#Начальник отдела#
исполнитель
создание поручений;
постановка на контроль;
снятие поручений с контроля;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений
8.
#Заместитель начальника отдела#
исполнитель
создание проектов документов, отчетов, справок;
исполнение документов и поручений
9.
#Консультант отдела#
исполнитель
создание проектов документов, отчетов, справок;
исполнение документов и поручений
3.2. Документооборот в #исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия#
В настоящее время в #исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия# используется #централизованная модель документооборота#. Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации осуществляется в #организационном отделе, что позволяет отслеживать документы от момента регистрации до момента отправки#.
В процессе обработки документов производится выдача поручений по документу и осуществляется контроль исполнения поручений. В существующей модели документооборота #контроль всех поручений руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия и заместителей руководителя осуществляет начальник организационного отдела#.
В таблице 2 приведен перечень групп документов с привязкой к основным процессам документооборота #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#.
Таблица 2. Перечень групп документов #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#.
N
п.п.
Процессы
Группы документов
#Регистрация документов
Организационный отдел#
<*> #Входящие (письма, переписка, приказы, распоряжения Правительства Республики Мордовия, постановления Правительства Республики Мордовия, законы Республики Мордовия, указы Главы Республики Мордовия, распоряжения Главы Республики Мордовия)
<*> Исходящие (письма, информация, предложения, отчеты, планы, сведения, мониторинг, списки)
Обращения граждан
Внутренние распорядительные документы#
--------------------------------
<*> Обмен входящими и исходящими документами в основном осуществляется с:
Правительством Российской Федерации;
Администрацией Главы Республики Мордовия;
Правительством Республики Мордовия;
Аппаратом главного федерального инспектора по Республике Мордовия;
федеральными и республиканскими министерствами, государственными комитетами;
администрациями муниципальных районов Республики Мордовия;
подведомственными учреждениями;
иными организациями и учреждениями.
4. Описание основных процессов подготовки, регистрации и обработки документов
Процесс подготовки, регистрации и обработки документов осуществляется непосредственно с использованием СЭД.
Ниже приводится описание основных процессов документооборота, разработанных в соответствии с #Инструкцией по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#.
4.1. Процесс регистрации документов
Регистрация документов осуществляется в СЭД. Порядок внесения документов в СЭД зависит от типа регистрируемого документа. Учитывая данные особенности, процесс регистрации документов подразделяется на следующие виды:
регистрация входящего документа;
регистрация исходящего документа;
регистрация внутреннего документа;
регистрация обращений граждан.
4.1.1. Регистрация входящего документа
Документы, поступившие в #исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия#, проходят первичную обработку, регистрацию и далее направляются на рассмотрение #руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия# с использованием СЭД.
#Прием, обработка и регистрация входящих документов производится в организационном отделе.
Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: № 66 от 15.10.2012)#.
4.1.2. Регистрация исходящего документа
#Исходящие документы регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД. Регистрационный номер состоит из номера отдела по номенклатуре и порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: № 3-35 от 03.03.2012)#.
4.1.3. Регистрация обращения граждан
#Обращения граждан регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД. Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в течение года, буквенного обозначения "ло" и текущей даты
(например: № 26/ло от 03.03.2012)#.
4.1.4. Регистрация внутреннего документа
#Внутренние документы, разбиты на несколько групп:
приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу:
- приказы о приеме, увольнении, переводе
- приказы о командировках, об отпусках, о взысканиях.
Все приказы регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД.
Регистрационный номер приказов по личному составу состоит из порядкового номера в течение года, литеры "к" и текущей даты (например: № 17-к от 12.12.2012).
Регистрационный номер приказов по основной деятельности состоит из порядкового номера в течение года и текущей даты (например: № 22 от 12.12.2012)#.
4.2. Процесс обработки и исполнения документов
В #исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия# процесс обработки и исполнения документов с использованием СЭД включает в себя следующие функции:
передача зарегистрированного документа;
контроль исполнения поручений;
исполнение поручения и документа;
снятие поручений с контроля.
4.2.1. Передача зарегистрированного документа
Документы, поступившие в #исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия#, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются с проектом резолюции на рассмотрение #руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия. Руководитель# редактирует при необходимости резолюцию, возвращает в организационный отдел, где документы передаются на исполнение согласно отписанной резолюции. Все указанные выше действия осуществляются с использованием СЭД.
4.2.2. Контроль исполнения поручений
Входящие документы ставятся на контроль с использованием СЭД и имеют плановую дату исполнения поручения. #Контроль исполнения поручений осуществляется начальником организационного отдела#.
Продление сроков исполнения и снятие документа с контроля производится на основании служебной записки или в рабочем порядке по согласованию с руководителем, выдавшим поручение.
4.2.3. Исполнение документа
При получении контрольного поручения готовятся отчеты об исполнении с использованием СЭД. #Напоминания об истечении сроков контрольного поручения осуществляются по электронной почте начальником организационного отдела.
Напоминание происходит с указанием реквизитов документа или обращения и сроком исполнения#.
4.3. Процесс отправки документов
#Отправку исходящих документов с использованием СЭД обеспечивает организационный отдел#.
Приложение 1
ОБРАБОТКА
ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
И ПОДГОТОВКА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА
Входящий документ от ведомств/организаций/граждан поступает в ведомство
\/
Нет
Документ поступил на бумажном носителе/по электронной почте?
\/ Да
Регистратор регистрирует входящий документ в системе "ДЕЛО" -
создает РК, сканирует бумажный документ в РК
Документ поступил по системе "ДЕЛО" через Систему электронного
> Взаимодействия (далее - СЭВ)
Да \/ Нет
Регистратор с помощью поиска РК находится в папке
"СЭВ" находит письма, поступившие < "Поступившие" в кабинете <
по СЭВ и автоматически руководителя/заместителя
зарегистрированные в "ДЕЛО". руководителя. Регистратор
Открывает необходимый документ принимает к исполнению данную
РК. РК автоматически
перемещается в папку "На
исполнение"
\/
Регистратор вводит проект резолюции. РК попадает в папку "На
Рассмотрение" в кабинет руководителя/заместителя руководителя
\/
Руководитель/заместитель руководителя открывает РК в папке "На
рассмотрении" и редактирует, при необходимости, проект резолюции.
Выполняет команду "Вернуть"
\/
Регистратор отслеживает изменения по данной РК в кабинете в папке "У
руководства". Ставит РК на контроль при необходимости. Делает рассылку
согласно отписанной резолюции
\/
Исполнитель в папке "Поступившие" принимает поручение к исполнению.
РК с поручением перемещается автоматически в папку "На исполнении".
Если исполнителем является заместитель руководителя или руководитель
отдела, то при необходимости вводит подчиненную резолюцию
\/
Исполнитель ввел подчиненную резолюцию?
\/ Да
Автор подчиненной резолюции отслеживает исполнение своего
поручения, вводит отчет об исполнении первоначального поручения
Нет
1 2
\/
Исполнитель вводит отчет Нет Поручение требует
\/ об исполнении в резолюцию < зарегистрированного ответа?
< (подчиненную)
к первоначальной РК Да
\/
Исполнитель:
> 1. Создает проект документа в связке с первоначальным документом
(далее - РКПД) или новую версию РКПД, в случае возврата на доработку;
2. Добавляет файл;
3. Добавляет визирующих/подписывающих;
4. Отправляет на согласование
\/
Визирующий:
1. Визирующий в папке "На визировании"/подписывающий в папке "На
подписи" открывает РКПД;
2. Просматривает файл;
3. Ставит визу/подпись (с помощью электронной подписи)
\/
Нет
РКПД завизирован/подписан?
Да
\/
Исполнитель:
1. В папке "Управление проектами" открывает РКПД с состоянием
"Подписан";
2. Направляет в системе "ДЕЛО" проект на регистрацию;
3. Вводит отчет об исполнении в резолюцию (подчиненную) к
первоначальной РК
\/
Регистратор:
1. В окне "Регистрация документов" открывает вкладку "Проекты";
2. Открывает необходимую РКПД;
3. Регистрирует проект (реквизиты и прикрепленные файлы РКПД
автоматически переносятся в РК);
4. В адресатах указывает должностное лицо, которому направляется
документ
\/
РК необходимо отправить по СЭВ?
Да Нет
\/ \/
Регистратор в окне РК выбирает Регистратор делает отметку
в меню "Действия -> "Другие >< об отправке документа из окна
каналы отправки" -> "Отправить "Адресаты"
сообщение СЭВ". В открывшемся
окне нажать кнопку "Закрыть"
\/
> Конец
Приложение 2
ПОДГОТОВКА
ВНУТРЕННИХ И ИНИЦИАТИВНЫХ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
> Исполнитель:
1. Создает проект документа (далее - РКПД) или новую версию РКПД в
случае возврата на доработку;
2. Добавляет файл;
3. Добавляет визирующих/подписывающих;
4. Отправляет на согласование
\/
Визирующий:
1. Визирующий в папке "На визировании"/подписывающий в папке "На
подписи" открывает РКПД;
2. Просматривает файл;
3. Ставит визу/подпись (с помощью электронной подписи)
\/
Нет
РКПД завизирован/подписан?
\/ Да
Исполнитель:
1. В папке "Управление проектами" открывает РКПД с состоянием
"Подписан";
2. Направляет с использованием системы "ДЕЛО" проект на регистрацию
\/
Регистратор:
1. В окне "Регистрация документов" открывает вкладку "Проекты";
2. Открывает необходимую РКПД;
3. Регистрирует проект (реквизиты и прикрепленные файлы РКПД
автоматически переносятся в РК)
\/
Нет
Требуется рассылка документа?
\/ Да
Регистратор в адресатах указывает должностное лицо,
которому направляется документ
\/
РК необходимо отправить по СЭВ?
Да \/ \/ Нет
Регистратор в окне РК выбирает в Регистратор делает отметку
меню "Действия -> "Другие каналы об отправке документа из окна
отправки" -> "Отправить сообщение "Адресаты"
СЭВ". В открывшемся окне нажать
кнопку "Закрыть" \/
Должностное лицо в папке
"Поступившие" видит поступившую
РК. Ставит отметку об
ознакомлении или принимает
> < РК к исполнению
\/
> Конец
------------------------------------------------------------------
ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 8 декабря 2014 г. № 825-Р
1. В целях реализации постановления Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. № 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте" утвердить прилагаемый типовой регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия (далее - Типовой регламент).
2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия в срок до 1 января 2015 г. на основе Типового регламента разработать и утвердить регламенты ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Заместителя Председателя Правительства - Министра экономики Республики Мордовия В.Н.Мазова.
Председатель Правительства
Республики Мордовия
В.СУШКОВ
Утвержден
распоряжением Правительства
Республики Мордовия
от 8 декабря 2014 г. № 825-Р
ТИПОВОЙ РЕГЛАМЕНТ
ВЕДОМСТВЕННОГО И МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В #ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ
ОРГАНЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ#
Список сокращений
Регистрационная карточка документа
РК
Регистрационная карточка проекта документа
РКПД
Электронная подпись
ЭП
Система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства
СЭД
Примечание. Выделенный в регламенте курсивом текст заполняется для каждого исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия
индивидуально.
1. Общие положения
Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства определяет порядок использования системы электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства при организации делопроизводства в #исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия#.
Система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства предназначена для управления и обработки документов в #исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия#. СЭД позволяет повысить эффективность деятельности #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия# за счет:
оптимизации процессов создания, согласования, утверждения документов;
усиления контроля за состоянием исполнения документов и поручений, за состоянием работы с документами и проектами документов;
повышения эффективности работы персонала, сокращения сроков, повышения качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;
создания единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов, обеспечения оперативного поиска необходимой информации;
увеличения скорости прохождения документов между структурными подразделениями и оптимизации потоков информации в электронном виде.
2. Описание объекта автоматизации и иерархической структуры
2.1. Описание объекта автоматизации
Объектом автоматизации являются процессы регистрации и обработки документов, порядок прохождения документов, контроля исполнения поручений и документов в электронном виде с использованием СЭД.
В соответствии с #Положением об организационном отделе и инструкцией по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия# данные процессы обеспечивают прием, обработку и отправку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, а также подготовку, согласование, утверждение и дальнейшую работу с внутренними документами.
Выделяются основные этапы обработки документов и контроля исполнения поручений:
регистрация документов;
внесение резолюции;
исполнение документа;
контроль прохождения и исполнения документов;
поиск документов и поручений;
отправка документов;
формирование отчетной информации.
2.2. Описание иерархической структуры
#Исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия# - функционально-ориентированное (иерархическое) ведомство, характеризующееся вертикальной структурой и иерархией отношений.
Выделяются следующие уровни иерархии в структуре #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия# (рис. 1):
#руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;
заместители руководителя;
отделы исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.
Структура
исполнительного органа государственной власти
Республики Мордовия#
Рис. 1
3. Объекты информационных процессов
3.1. Роли и права участников в документообороте #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#
Перечень сотрудников #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав приведен в таблице 1.
Таблица 1. Перечень сотрудников #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав
N
п./п.
Участник процесса
Роль
Права участника процесса
1.
#Руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#
руководитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
визирование проектов документов;
утверждение документов
2.
#Первый заместитель руководителя#
руководитель
исполнитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений;
исполнение документов и поручений;
визирование проектов документов;
утверждение документов
3.
#Заместитель руководителя#
руководитель
исполнитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений;
исполнение документов и поручений;
визирование проектов документов;
утверждение документов
4.
#Заместитель руководителя - начальник отдела#
руководитель
исполнитель
создание поручений;
постановка документов на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений;
исполнение документов и поручений;
визирование проектов документов;
утверждение документов
5.
#Начальник организационного отдела#
регистратор
контролер
исполнитель
создание поручений;
регистрация документов;
создание проектов документов, отчетов, справок;
постановка на контроль;
снятие поручений с контроля;
контроль поручений руководства;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений;
отправка исходящей корреспонденции;
сдача документов в архив
6.
#Консультант организационного отдела#
регистратор
исполнитель
регистрация документов;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений;
отправка исходящей корреспонденции;
сдача документов в архив
7.
#Начальник отдела#
исполнитель
создание поручений;
постановка на контроль;
снятие поручений с контроля;
создание проектов документов, отчетов, справок;
визирование проектов документов;
исполнение документов и поручений
8.
#Заместитель начальника отдела#
исполнитель
создание проектов документов, отчетов, справок;
исполнение документов и поручений
9.
#Консультант отдела#
исполнитель
создание проектов документов, отчетов, справок;
исполнение документов и поручений
3.2. Документооборот в #исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия#
В настоящее время в #исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия# используется #централизованная модель документооборота#. Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации осуществляется в #организационном отделе, что позволяет отслеживать документы от момента регистрации до момента отправки#.
В процессе обработки документов производится выдача поручений по документу и осуществляется контроль исполнения поручений. В существующей модели документооборота #контроль всех поручений руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия и заместителей руководителя осуществляет начальник организационного отдела#.
В таблице 2 приведен перечень групп документов с привязкой к основным процессам документооборота #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#.
Таблица 2. Перечень групп документов #исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#.
N
п.п.
Процессы
Группы документов
#Регистрация документов
Организационный отдел#
<*> #Входящие (письма, переписка, приказы, распоряжения Правительства Республики Мордовия, постановления Правительства Республики Мордовия, законы Республики Мордовия, указы Главы Республики Мордовия, распоряжения Главы Республики Мордовия)
<*> Исходящие (письма, информация, предложения, отчеты, планы, сведения, мониторинг, списки)
Обращения граждан
Внутренние распорядительные документы#
--------------------------------
<*> Обмен входящими и исходящими документами в основном осуществляется с:
Правительством Российской Федерации;
Администрацией Главы Республики Мордовия;
Правительством Республики Мордовия;
Аппаратом главного федерального инспектора по Республике Мордовия;
федеральными и республиканскими министерствами, государственными комитетами;
администрациями муниципальных районов Республики Мордовия;
подведомственными учреждениями;
иными организациями и учреждениями.
4. Описание основных процессов подготовки, регистрации и обработки документов
Процесс подготовки, регистрации и обработки документов осуществляется непосредственно с использованием СЭД.
Ниже приводится описание основных процессов документооборота, разработанных в соответствии с #Инструкцией по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия#.
4.1. Процесс регистрации документов
Регистрация документов осуществляется в СЭД. Порядок внесения документов в СЭД зависит от типа регистрируемого документа. Учитывая данные особенности, процесс регистрации документов подразделяется на следующие виды:
регистрация входящего документа;
регистрация исходящего документа;
регистрация внутреннего документа;
регистрация обращений граждан.
4.1.1. Регистрация входящего документа
Документы, поступившие в #исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия#, проходят первичную обработку, регистрацию и далее направляются на рассмотрение #руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия# с использованием СЭД.
#Прием, обработка и регистрация входящих документов производится в организационном отделе.
Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: № 66 от 15.10.2012)#.
4.1.2. Регистрация исходящего документа
#Исходящие документы регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД. Регистрационный номер состоит из номера отдела по номенклатуре и порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: № 3-35 от 03.03.2012)#.
4.1.3. Регистрация обращения граждан
#Обращения граждан регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД. Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в течение года, буквенного обозначения "ло" и текущей даты
(например: № 26/ло от 03.03.2012)#.
4.1.4. Регистрация внутреннего документа
#Внутренние документы, разбиты на несколько групп:
приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу:
- приказы о приеме, увольнении, переводе
- приказы о командировках, об отпусках, о взысканиях.
Все приказы регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД.
Регистрационный номер приказов по личному составу состоит из порядкового номера в течение года, литеры "к" и текущей даты (например: № 17-к от 12.12.2012).
Регистрационный номер приказов по основной деятельности состоит из порядкового номера в течение года и текущей даты (например: № 22 от 12.12.2012)#.
4.2. Процесс обработки и исполнения документов
В #исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия# процесс обработки и исполнения документов с использованием СЭД включает в себя следующие функции:
передача зарегистрированного документа;
контроль исполнения поручений;
исполнение поручения и документа;
снятие поручений с контроля.
4.2.1. Передача зарегистрированного документа
Документы, поступившие в #исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия#, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются с проектом резолюции на рассмотрение #руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия. Руководитель# редактирует при необходимости резолюцию, возвращает в организационный отдел, где документы передаются на исполнение согласно отписанной резолюции. Все указанные выше действия осуществляются с использованием СЭД.
4.2.2. Контроль исполнения поручений
Входящие документы ставятся на контроль с использованием СЭД и имеют плановую дату исполнения поручения. #Контроль исполнения поручений осуществляется начальником организационного отдела#.
Продление сроков исполнения и снятие документа с контроля производится на основании служебной записки или в рабочем порядке по согласованию с руководителем, выдавшим поручение.
4.2.3. Исполнение документа
При получении контрольного поручения готовятся отчеты об исполнении с использованием СЭД. #Напоминания об истечении сроков контрольного поручения осуществляются по электронной почте начальником организационного отдела.
Напоминание происходит с указанием реквизитов документа или обращения и сроком исполнения#.
4.3. Процесс отправки документов
#Отправку исходящих документов с использованием СЭД обеспечивает организационный отдел#.
Приложение 1
ОБРАБОТКА
ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
И ПОДГОТОВКА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА
Входящий документ от ведомств/организаций/граждан поступает в ведомство
\/
Нет
Документ поступил на бумажном носителе/по электронной почте?
\/ Да
Регистратор регистрирует входящий документ в системе "ДЕЛО" -
создает РК, сканирует бумажный документ в РК
Документ поступил по системе "ДЕЛО" через Систему электронного
> Взаимодействия (далее - СЭВ)
Да \/ Нет
Регистратор с помощью поиска РК находится в папке
"СЭВ" находит письма, поступившие < "Поступившие" в кабинете <
по СЭВ и автоматически руководителя/заместителя
зарегистрированные в "ДЕЛО". руководителя. Регистратор
Открывает необходимый документ принимает к исполнению данную
РК. РК автоматически
перемещается в папку "На
исполнение"
\/
Регистратор вводит проект резолюции. РК попадает в папку "На
Рассмотрение" в кабинет руководителя/заместителя руководителя
\/
Руководитель/заместитель руководителя открывает РК в папке "На
рассмотрении" и редактирует, при необходимости, проект резолюции.
Выполняет команду "Вернуть"
\/
Регистратор отслеживает изменения по данной РК в кабинете в папке "У
руководства". Ставит РК на контроль при необходимости. Делает рассылку
согласно отписанной резолюции
\/
Исполнитель в папке "Поступившие" принимает поручение к исполнению.
РК с поручением перемещается автоматически в папку "На исполнении".
Если исполнителем является заместитель руководителя или руководитель
отдела, то при необходимости вводит подчиненную резолюцию
\/
Исполнитель ввел подчиненную резолюцию?
\/ Да
Автор подчиненной резолюции отслеживает исполнение своего
поручения, вводит отчет об исполнении первоначального поручения
Нет
1 2
\/
Исполнитель вводит отчет Нет Поручение требует
\/ об исполнении в резолюцию < зарегистрированного ответа?
< (подчиненную)
к первоначальной РК Да
\/
Исполнитель:
> 1. Создает проект документа в связке с первоначальным документом
(далее - РКПД) или новую версию РКПД, в случае возврата на доработку;
2. Добавляет файл;
3. Добавляет визирующих/подписывающих;
4. Отправляет на согласование
\/
Визирующий:
1. Визирующий в папке "На визировании"/подписывающий в папке "На
подписи" открывает РКПД;
2. Просматривает файл;
3. Ставит визу/подпись (с помощью электронной подписи)
\/
Нет
РКПД завизирован/подписан?
Да
\/
Исполнитель:
1. В папке "Управление проектами" открывает РКПД с состоянием
"Подписан";
2. Направляет в системе "ДЕЛО" проект на регистрацию;
3. Вводит отчет об исполнении в резолюцию (подчиненную) к
первоначальной РК
\/
Регистратор:
1. В окне "Регистрация документов" открывает вкладку "Проекты";
2. Открывает необходимую РКПД;
3. Регистрирует проект (реквизиты и прикрепленные файлы РКПД
автоматически переносятся в РК);
4. В адресатах указывает должностное лицо, которому направляется
документ
\/
РК необходимо отправить по СЭВ?
Да Нет
\/ \/
Регистратор в окне РК выбирает Регистратор делает отметку
в меню "Действия -> "Другие >< об отправке документа из окна
каналы отправки" -> "Отправить "Адресаты"
сообщение СЭВ". В открывшемся
окне нажать кнопку "Закрыть"
\/
> Конец
Приложение 2
ПОДГОТОВКА
ВНУТРЕННИХ И ИНИЦИАТИВНЫХ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
> Исполнитель:
1. Создает проект документа (далее - РКПД) или новую версию РКПД в
случае возврата на доработку;
2. Добавляет файл;
3. Добавляет визирующих/подписывающих;
4. Отправляет на согласование
\/
Визирующий:
1. Визирующий в папке "На визировании"/подписывающий в папке "На
подписи" открывает РКПД;
2. Просматривает файл;
3. Ставит визу/подпись (с помощью электронной подписи)
\/
Нет
РКПД завизирован/подписан?
\/ Да
Исполнитель:
1. В папке "Управление проектами" открывает РКПД с состоянием
"Подписан";
2. Направляет с использованием системы "ДЕЛО" проект на регистрацию
\/
Регистратор:
1. В окне "Регистрация документов" открывает вкладку "Проекты";
2. Открывает необходимую РКПД;
3. Регистрирует проект (реквизиты и прикрепленные файлы РКПД
автоматически переносятся в РК)
\/
Нет
Требуется рассылка документа?
\/ Да
Регистратор в адресатах указывает должностное лицо,
которому направляется документ
\/
РК необходимо отправить по СЭВ?
Да \/ \/ Нет
Регистратор в окне РК выбирает в Регистратор делает отметку
меню "Действия -> "Другие каналы об отправке документа из окна
отправки" -> "Отправить сообщение "Адресаты"
СЭВ". В открывшемся окне нажать
кнопку "Закрыть" \/
Должностное лицо в папке
"Поступившие" видит поступившую
РК. Ставит отметку об
ознакомлении или принимает
> < РК к исполнению
\/
> Конец
------------------------------------------------------------------